Juridisch

Privacyverklaring

Wat Undrway met gegevens doet, wie we daarbij inschakelen en wat je van ons kunt vragen. In gewone taal, zonder verwijzingen naar artikelen die je toch niet opzoekt.

Laatst bijgewerkt op 11 september 2026.

Twee petten, en dat verschil is belangrijk

Undrway verwerkt twee soorten gegevens, en onze rol verschilt per soort.

• —De gegevens van jouw medewerkers — rooster, uren, verlof, verzuim, contract. Daarvan ben jij als werkgever de verantwoordelijke: jij bepaalt wat erin komt en waarom. Undrway is daarbij verwerker; wij doen er niets mee behalve wat nodig is om de dienst te leveren. We verkopen niets door, we gebruiken het niet voor reclame, en we kijken er niet in behalve als jij ons om hulp vraagt bij een storing.
• —Jouw eigen accountgegevens en wat je op deze website doet. Daarvoor zijn wij zelf de verwerkingsverantwoordelijke.

Wil je de verwerkersovereenkomst voor het eerste punt op papier, vraag hem dan op via support@undrway.nl.

Welke gegevens, en waarvoor

De grondslag is voor bijna alles hetzelfde: we hebben deze gegevens nodig om de overeenkomst uit te voeren die je met ons sluit, of om aan een wettelijke verplichting te voldoen — de Arbeidstijdenwet en de Wet verbetering poortwachter schrijven een deel van deze registratie zelf voor.

Gezondheidsgegevens

Een ziekmelding is een gezondheidsgegeven, en daar gelden strengere regels voor. Undrway legt daarom alleen vast dát iemand ziek is, hoe lang het ongeveer duurt, of het door een ongeval komt en welke Poortwachter-stap aan de beurt is. Wat iemand mankeert vraagt Undrway niet, en daar is ook geen veld voor: dat weet alleen de bedrijfsarts. Het verzuimdossier ziet alleen wie daar van de eigenaar het recht voor krijgt.

Wie we inschakelen

Undrway draait niet op eigen servers. Deze partijen verwerken gegevens namens ons, elk onder een verwerkersovereenkomst:

Alles wat je in Undrway invoert — je medewerkers, het rooster, de uren, het verzuimdossier — staat in de database in Frankfurt en verlaat de Europese Unie niet. Met één uitzondering, en die staat hieronder.

De AI-functies, en wat daarbij de deur uit gaat

Drie functies van Undrway leunen op een taalmodel van OpenAI: het roostervoorstel, de vervangingssuggestie bij ziekte en het concept-arbeidscontract. Die draaien niet op onze eigen apparatuur. Gebruik je zo'n functie, dan gaan er gegevens naar OpenAI in de Verenigde Staten — maar geen enkele daarvan is naar een persoon te herleiden.

Geen namen, en ook geen kenmerk waarmee iemand later terug te vinden is. Elke aanvraag krijgt wegwerp-aanduidingen — "medewerker 1", "medewerker 2" — die alleen binnen dat ene verzoek betekenis hebben en daarna nergens meer op slaan. Wij zoeken er op onze eigen server bij wie dat was.

• —Roostervoorstel en vervangingssuggestie: per wegwerp-aanduiding de functie, de contracturen, de beschikbaarheid, de uren van de afgelopen vier weken en of die persoon die week verlof heeft of ziek is. Dat laatste is een gezondheidsgegeven, en juist daarom hangt er geen naam aan.
• —Concept-arbeidscontract: de bedrijfsnaam, het KvK-nummer, de functie, het contracttype, de uren, het brutoloon en de startdatum. Het model schrijft het contract op naam van een plaatshouder; de naam van je medewerker zetten wij er daarna zelf in. Het burgerservicenummer gaat sowieso niet mee — dat vul je zelf in.

Hoe lang we het bewaren

• —Zolang je account bestaat, bewaren we de gegevens die erin staan — anders werkt het product niet.
• —Zeg je op, dan blijven ze nog dertig dagen staan zodat je ze kunt exporteren. Vraag je verwijdering aan, dan doen we dat binnen die termijn.
• —Let op: als werkgever heb jij zelf een bewaarplicht voor je urenadministratie (zeven jaar voor de Belastingdienst) en voor Poortwachter-dossiers. Exporteer wat je nodig hebt vóórdat je ons vraagt te verwijderen.
• —Facturen en betaalgegevens bewaren wij zeven jaar; dat is een fiscale verplichting waar we niet omheen kunnen.

Beveiliging

• —Al het verkeer gaat over een versleutelde verbinding (HTTPS), ook binnen onze eigen onderdelen.
• —De scheiding tussen bedrijven is in de database zelf afgedwongen, niet alleen in het scherm: de database geeft een rij van een ander bedrijf simpelweg niet terug, ook niet als de app een fout zou maken.
• —Wachtwoorden slaan we niet op; het inloggen loopt via Supabase, dat ze versleuteld bewaart. Koppelcodes voor medewerkers staan gehasht en zijn na aanmaken niet meer op te vragen.
• —De database wordt dagelijks geback-upt.

Cookies

Undrway zet één cookie: de cookie die onthoudt dat je bent ingelogd. Zonder die cookie kun je de app niet gebruiken, dus daar hoeven we je geen toestemming voor te vragen — en daarom krijg je hier ook geen banner.

We gebruiken geen Google Analytics en geen enkele andere bezoekersteller of advertentiepixel. Er zit niets in deze site dat je over het web volgt.

Wat je van ons kunt vragen

• —Inzage: een overzicht van wat we van je hebben.
• —Rectificatie: iets laten corrigeren dat niet klopt.
• —Verwijdering: je gegevens laten wissen, binnen de grenzen van de bewaarplicht hierboven.
• —Overdracht: je gegevens in een bruikbaar bestand meekrijgen.
• —Bezwaar of beperking: laten stoppen of pauzeren wat we met je gegevens doen.

Gaat het om de gegevens van een medewerker van een Undrway-klant, dan loopt zo'n verzoek via de werkgever — die is er verantwoordelijk voor. Wij helpen die werkgever er wel bij. Stuur je verzoek naar support@undrway.nl; je hoort binnen een maand van ons.

Niet tevreden

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat mag altijd, en het kost je niets.

Als deze verklaring verandert

Verandert er iets wezenlijks — een nieuwe verwerker, een nieuw soort gegeven — dan passen we deze pagina aan en zetten we de datum bovenaan bij. Gaat het om iets dat je merkt, dan krijg je er een e-mail over. Zie ook de algemene voorwaarden.